الإداره و التخطيــط

يعرف الجميع إن التخطيط جانب مهم من حياتنا العامة. كلنا يعرف إن من المهم أن نخطط لحياتنا بل و أن نضع الخطط البديلة فى حالة فشلها.

الإداره و التخطيــطإذا أردت أن تكون مديرا جيدا عليك أن تعتبر عملك هو جزء مهم من حياتك يجب أن تعتنى به و تخطط له.

لماذا نخـطــط ؟

لا أحد يحب التخطيط. أحيانا ما يفشل التخطيط و لا توجد مخارج مضمونة تنبأ بالمستقبل. كما إن عملك كمدير لن يترك وقت كاف للتخطيط لأى شىء. لذلك من الأفضل أن تستخدم المنشأه تخطيط رسمى ـ إجمع فريق من المديرين و حدد إجتماع للتخطيط و سجل كل شىء. إن التخطيط فكرة جيدة لأسباب عديدة :ــ

• يساعد على التركيز على المستقبل أكثر من التركيز على ما يحدث فى الحاضر.
• يضمن الإستعداد لمواجهة أى موقف طارىء يظهر فجأه كما يساعدك على حل المشاكل بمهارة.
• يسهل التحكم فى مجريات العمل.
• يحسن فرص المنشأة للنجاح حتى تسير الأمور فى الإتجاهات المطلوبة.

كيــف نخـطـط ؟

هناك خطوات أساسية لعملية التخطيط :ــ

• وضع أهداف خلاقة و هى أهداف قابلة للقياس, محدده, و معروفه للجميع.
• وضع خطة للإجراءات التنفيذية ( من يفعل ماذا ـ متى يبدأ ـ متى ينتهى ـ و كيف ).
• تطبيق الخــطة .
• تقييم النتائج و تصحيح الخطأ تبعا للنتائج لكل ما يستوجب التصحيح أو التعديل.
• نفذ كل الخطوات السابقة و لكن الأهم هو أن تخطط وتتابع ما خططته و نتائجه كما يجب أن تحدد المسؤليات لكل مستوى فى الإدارة و خطة كل إدارة لتصب جميعها فى مصلحة المنشأة.

أنظر كيف تعمل :ــ

 المستوى الإدارى   الخطـــة
 الأدارة العليا  الخطة الإستراتيجية للشركة بأكملها للمدة من 3: 5 سنوات مركزا على إتجاه العمل.
 المستوى المتوسط   الخطة التكتيكية لأقسام المحددة لتطبيق الإسترتيجية لمده من 6 شهور :3 سنوات
 إدارة الخط الأمامى   خطة التشغيل لتوزيع العمل اليومى على العاملين من أجل تنفيذ الخطة التكتيكية

 

كما نرى بينما لدى الإدارة فى الصف الأمامى و فى المستوى المتوسط مهمات محددة لما يجب أن يؤديه العاملين, فإن الإدارة العليا لديها مهمة أصعب لأنها تشمل متابعة جميع المستويات.

الخطة الإستراتيجية :ــ

بيان رؤية : كل منشأة تحتاج لخطة إستراتيجية محكمة. فى قلب كل خطة يوضع بيان رؤية المنشأة الذى يحدد لماذا توجد الشركة و إلى أين تريد الإدارة الوصول على المدى البعيد. يجب أن تكون الرؤية واضحة و مختصرة.

بيان المهمات: بعد بيان رؤية المنشأة يأتى بيان المهمات.وهذا يحدد ما يجب على المنشأة عمله , وتحديد الأسواق المستهدفة, و الحاجة المطلوب إشباعها بواسطة المنشأة ,بالإضافة إلى تحديد قيم المنشأة التى يجب أن يتبعها جميع العاملين. هذا البيان يجب ان يكون مفصلا حيث كل ما تقوم به المنشأة من أعمال لتحقيق رؤية الشركة توضح فى هذا البيان.

تحليل للعمل: بعد ذلك عليك بعمل تحليل لكل جوانب العمل, بالنظر لكل العناصر داخل و خارج المنشأة. من تحليل كل شىء تستطيع أن تقرر كيف ستنفذ و تحقق مستويات الأهداف طويلة المدى و التى فى النهاية تعطى الصورة الكاملة لما يجب أن تكون عليه المنشأة وكيف تتمكن من المنافسة فى السوق.

التحكم و المتابعة و هو جانب آخر من التخطيط. إن التحكم هو قدرة مهمة و ضرورية للإدارة و المديرين. المبدأ الأساسى للتحكم و المتابعة يقوم على الآتى :ــ

• تخطيط وتحديد أهداف الأداء.

• قياس النتائج الفعلية.
• مقارنة الإثنين و تحليل أى إختلافات بينهما.
• إذا كانت النتائج أفضل من الأهداف. أكمل ما تقوم به. إذا كانت الأهداف أعلى من النتائج صحح الإجراءات أو الخطة نفسها.

الخلاصة : خطط مسبقا لتكون بخير. كما أن مهارات التخطيط الجيد ضرورية للإدارى الجيد. إذا أردت ضمان إن الخطة تعمل و إن العمل يسير فى الإتجاه الصحيح يبقى التحكم و المتابعة هى الضمان.

 

المصدر: د. نبيهه جابر

 

(Visited 11 times, 1 visits today)

شاهد أيضاً

اجعل أول انطباع عنك هو أفضل انطباع

اجعل أول انطباع عنك هو أفضل انطباع

كثيرا ما تناقش الانطباعات الأولى في سياق لقاءات العمل. هل هو الإجتماع الأول هو المهم …